La agencia tributaria advierte a autónomos y pequeñas empresas sobre el uso de excel y word para facturar
La Agencia Tributaria (AEAT) ha emitido un aviso a autónomos y pequeñas empresas sobre los riesgos de utilizar Microsoft Word o Excel para emitir facturas, en vista de la próxima implantación del sistema VeriFactu.
El sistema verifactu busca frenar el fraude fiscal
VeriFactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que forma parte de las medidas contra el fraude fiscal introducidas en los últimos años. Su objetivo principal es garantizar que las facturas emitidas por empresas y autónomos sean íntegras, trazables y no manipulables.
Según este sistema, se obliga a que los programas de facturación cumplan una serie de requisitos técnicos que permitan registrar cada factura de forma segura y mantener un historial verificable. Además, estos podrían llegar a enviar de manera automática los registros de facturación a los servidores de la Agencia Tributaria o almacenarlos de forma segura para su posterior verificación.
La normativa establece que estos programas deben garantizar la inalterabilidad del registro, trazabilidad, conservación segura de los datos y la posibilidad de verificar las facturas emitidas. También deben incorporarse elementos adicionales, como son los códigos QR o identificadores digitales que permiten comprobar la autenticidad de una factura.
Excel y Word han sido, durante años, los programas que han utilizado muchos autónomos para poder facturar. El problema surge cuando estas herramientas se utilizan como sistemas informáticos de facturación, es decir, cuando generan cálculos automáticos o registran datos de forma estructurada.
Según algunos especialistas fiscales, estos documentos pueden quedar dentro del ámbito del reglamento si se utilizan para procesar o automatizar información contable, algo que no cumple los requisitos técnicos exigidos por VeriFactu. Por ejemplo, una hoja de Excel que calcula automáticamente el IVA o genera listados de facturas podría considerarse un sistema informático de facturación.
A pesar de las advertencias, Hacienda ha aclarado que el uso de Excel o Word no está prohibido en todos los casos. Esto es cuando un autónomo cumpla varias condiciones concretas. Por ejemplo, si usas una plantilla de Word o Excel solo como documento manual, introduciendo todos los datos sin fórmulas ni automatizaciones, el sistema se considera equivalente a una factura escrita a mano.
Aun así, los expertos recomiendan no fiarse y valorar otras alternativas, como los sistemas Verifactu, que van a ser la norma cuando esta entre en vigor.